自動化辦公的好處

駐馬店市第二人民醫院  栗曉白

辦公自動化

辦公自動化什么意思？

所謂辦公自動化就是把辦公業務，諸如起草文件、繪制圖表、文件歸檔、統計數字等等，都由計算機和通信設備處理。辦公自動化提高了辦公效率。

就文件起草和編輯改稿件而言，如果用計算機處理，通過鍵盤把內容輸入電腦。這時你的文件或稿件就會出現在熒光屏上，根據需要，可以在屏幕上刪節、增加，調整、修改，而熒光屏不會留下任何痕跡。

同時電腦可以把文件和稿件直接印出來，省去了抄寫的苦楚。

現在許多作家寫文章，不用寫在紙上，只要有一臺電腦，就可以把構思的文章內容，通過鍵盤輸入電腦，然后在電腦上修改成文，并根據要求，用不同字體、字號自動排版，打印出來。甚至還可以通過互聯網，直接交編輯部審稿。

美國《華盛頓郵報》的編輯部有臺計算機終端，編輯眼看著熒光屏，手敲鍵盤，就可以修改稿件，然后輸送到自動排版機里印刷。

機關的會議很多，通知、會議文件、發言材料等都可以通過鍵盤輸人電腦。用過之后，可以存儲在軟盤上，一旦要查詢，或者下次類似的會議需要參考，只要調出來看看就行了。

有些機關，諸如公安、法院、仲裁等機關將案件、合同契約等存儲在“電子文件柜”中，隨時都可以提出來參考。

辦公自動化，即工作人員不需要集中辦公，而是分散到有計算機終端的個人辦公室，各辦公室可以通過計算機網絡，互相連接，溝通信息，甚至有些辦公人員，可以不用到辦公室，在家中就可以通過計算機網絡與單位或其他同事的計算機連接，照常辦公。

美國總統卡特在任期間，每周大約要處理四千多封來信。在白宮卡特的一間辦公室里，有一臺專門處理總統信件的電腦，一枝電子筆根據事先編好的程序，把信件內容分類編號。電子筆可以模仿卡特的筆跡，有針對性地回信，每封信平均一秒鐘就可以完成。這省去了總統的許多麻煩，并有更多的時間去思考和處理國家大事。

由于電腦進入辦公室，使辦公一改往日人聲嘈雜、工作效率不高的局面。